Verenigingsarchieven: Wat doen we ermee?

Verenigingsarchieven wat doen we ermee?

Elke vereniging of stichting wordt vroeg of laat geconfronteerd met archief. Soms wordt daar nogal achteloos mee omgesprongen en krijgt het eigen verenigingsarchief weinig of geen aandacht. Toch zijn er voor verenigingen wel aanwijzingen over wat eigenlijk bewaard zou moeten worden en voor hoelang. In de praktijk wordt echter geconstateerd dat dit weinig bekend is en dat er dus ook zelden rekening mee wordt gehouden.
De term ‘verenigingsarchief’ kan op zich overigens al voor verwarring zorgen: voor sommigen is het verenigingsarchief een duidelijk afgebakend geheel van bestuursdocumenten, ledenlijsten, jaarverslagen, notulen en briefwisseling of stukken over de georganiseerde activiteiten; voor anderen bestaat het verenigingsarchief daarnaast (of soms zelfs uitsluitend) uit wat wellicht beter een archief- en documentatieverzameling genoemd kan worden, waarbij afbeeldingen als foto’s en dia’s of (informatie van of uit) websites worden bewaard die betrekking hebben op de eigen vereniging of op het onderwerp waar de vereniging zich mee bezighoudt. Eigenlijk vormt dit alles bij elkaar het archief van de vereniging. De verschillende onderdelen van de archieven vereisen wel een eigen specifieke aanpak van selectie, ordening, bewaring enz. Voor veel verenigingen wringt juist daar de schoen omdat zij aan die bewaring voor de langere termijn niet of amper aandacht besteden. In veel gevallen bevindt het verenigingsarchief zich bij de voorzitter of de secretaris, of is het verspreid over diverse bestuursleden zonder precieze afspraken over wie wat bijhoudt en bewaart. Daarbij dreigt het gevaar dat bepaalde zaken in het geheel niet worden bijgehouden of na een bestuurswisseling verloren gaan. Dit is heel erg jammer, want zonder dat we het ons bewust zijn kan het archief niet meer goed worden geraadpleegd en gaat zo iedere keer weer een klein stukje van ons collectieve historische geheugen verloren.

Wat moeten we als vereniging of stichting bewaren?

Natuurlijk is niet alles even interessant om te worden bewaard. Het blijft ook moeilijk om vandaag te bepalen wat er in de toekomst historisch interessant zal worden gevonden. Voor verenigingen bestaat verder ook geen wettelijke verplichting (tenzij zij met enig openbaar gezag zijn bekleed, Archiefwet 1995) om archiefmateriaal voor langere tijd te bewaren. Toch geven we, gezien vorenstaande, in overweging om niet teveel weg te gooien. Want wat doen we bij een reünie of een vijfentwintig of 100 jarig jubileum? Natuurlijk willen we dan een boekje samenstellen, oude foto’s laten zien of een tentoonstellinkje in elkaar draaien. Wij, als documentatiestichting, willen het verloren gaan van deze voor de historie van de gemeente en onze dorpen zo belangrijke bronnen, trachten te voorkomen. Wij willen bevorderen dat de verenigingen, stichtingen en ook bedrijven en bedrijfjes in ieder geval het volgende bewaren:

  • Oprichtingsstukken, statuten, (huishoudelijke) reglementen, jubilea (akten!)
  • (Financiële) (jaar)overzichten, begrotingen, balansen, accountantsrapporten, jaarverslagen
  • Bestuursamenstelling, taakverdeling
  • Ledenlijsten
  • Notulen / verslagen
  • Activiteiten bijv. toernooien (eventueel met uitslagen), wedstrijdverslagen
  • Subsidiëring
  • Beleidsmatige zaken, werkwijzen, samengaan met andere verenigingen
  • Bezittingen, (bouw)tekeningen
  • Verenigingsorganen, clubbladen, publicaties etc.
  • Audiovisuele documenten: Foto’s, dia‘s, films, video’s, geluidsopnamen, CD-Rom’s etc.
  • (voorbeelden van) briefpapier, enveloppen en ander drukwerk (folders, reclamemateriaal)

Stukken die vernietigd kunnen worden zijn met name financiële bescheiden als: afschriften bank – en girorekeningen, kas- bank- en giroboeken, belastingstukken, facturen, inkoopbonnen, offertes etc. (vorenstaande allemaal na 7 jaar!). Ook onbelangrijke correspondentie (uitnodigingen, kennisgevingen, begeleidende briefjes) en aanmeldingen / opzeggingen van leden en dubbelen kunnen worden weggedaan. Bij twijfel kan beter eerst een deskundige worden geraadpleegd. Aangeraden wordt archiefstukken altijd in een brandwerende kast te bewaren.

De verpakking moet bij voorkeur geen plastics en ijzer (paperclips, nietjes) bevatten. Wij kunnen ons voorstellen dat niet iedere vereniging of stichting beschikt over voldoende ruimte (om nog maar niet te spreken over de juiste ruimte qua klimaat en bewaarcondities) om hun oudere archieven tot in lengte van jaren te bewaren of op te slaan. Als documentatiestichting Leeuwarderadeel willen wij u hierbij daarom dan ook de helpende hand bieden. Wij kunnen uw geordende en opgeschoonde en niet meer actuele archief voor u in bewaring nemen.

Hoe doen wij dit?

Omdat onze stichting niet de beschikking heeft over eigen ruimte, waarin stukken onder goede bewaaromstandigheden kunnen worden opgeslagen en beheerd, werken wij op dit vlak samen met het Historisch Centrum Leeuwarden. Wij hebben van verschillende verenigingen en particulieren al archiefmateriaal binnen gekregen, dat bij deze instelling is ondergebracht en wordt bewaard en dat daar ook voor geïnteresseerden toegankelijk is. Hiernaast is ook het oud (statisch) archief van de gemeente Leeuwarderadel tot 1944 bij dit centrum ondergebracht. Voor onderzoekers en sneupers (stamboom of huizenonderzoek) wellicht een tip om het Historisch Centrum Leeuwarden eens met een (kosteloos) bezoek te vereren. Het adres is: Grote Kerkstraat 27, openingstijden: dinsdag, woensdag en vrijdag van 9.00 tot 17.00 uur; donderdag van 9.00 tot 21.00 uur; zaterdag van 10.00 tot 14.00 uur; NB.: maandag gesloten; website: www.historischcentrumleeuwarden.nl

Wij streven ernaar een zo breed mogelijk beeld van de geschiedenis van Leeuwarderadeel voor het nagelacht veilig te stellen. Mocht u als vereniging of stichting behoefte hebben aan informatie op dit gebied of heeft u archiefmateriaal dat u in bewaring wilt geven, aarzelt u dan niet contact op te nemen met de secretaris van onze stichting zie adres secretariaat van de stichting , of via ons e-mail adres.

Facebook
Facebook
Email
Google+
http://www.documentatiestichting.nl/verenigingsarchieven-wat-doen-we-ermee/">
Twitter